Dokumentacja systemu zarządzania jakością. Cz. 1

Summary

 

Every organization which implements quality system management decides about amount of information. Correctly prepared documentation is necessary for the proper functioning of organization and repeatability quality of finished product. It improves the efficiency of communication between management and employees communication with customers and suppliers. System introduced in the organization should be described as generally as it is possible and as in details as it is necessary. It means that correctly conducted documentation should ensure clarity, consistency and practical usefulness. Each document should be clear, logical and easy to interpretation. The documentation can be in any form and any type, e.g. paper, disc, photography. Conducted documentation is a confirmation that every action in organization is performed according to arrangements and always in the same way and without improvisation.

Właściwie prowadzona dokumentacja jest niezbędna do prawidłowego funkcjonowania organizacji oraz uzyskania powtarzalności i oczekiwanej jakości wyrobów gotowych. Usprawnia ona skuteczność komunikacji między kadrą kierowniczą a pracownikami,  jak również usprawnia komunikowanie się pracowników z klientami czy dostawcami. Wprowadzony w organizacji system powinien być opisany na tyle ogólnie, na ile jest to możliwe oraz na tyle szczegółowo, na ile jest to konieczne. Oznacza to, że prawidłowo prowadzona dokumentacja powinna zapewniać jednoznaczność, spójność oraz praktyczną przydatność. Każdy dokument powinien być przejrzysty, logiczny oraz łatwy do interpretacji. Dokumentacja może mieć dowolną formę oraz dowolny rodzaj nośnika, np. papier, dysk, fotografia. Prowadzenie dokumentacji jest potwierdzeniem, że wszystkie działania w organizacji są wykonywane zgodnie z ustaleniami  oraz zawsze w ten sam sposób i bez improwizacji.

Wyróżnić możemy trzy cele dokumentacji systemu zarządzania jakością:

1. Komunikacja – dokumentacja jest narzędziem do przekazywania informacji i komunikowania.

2. Dowód zgodności – dokumentacja dostarcza dowód na to, że to co zostało zaplanowane zostało wykonane.

3. Dzielenie się wiedzą – dokumentacja służy upowszechnianiu i zachowaniu doświadczeń organizacji.  przykładem są specyfikacje techniczne, które mogą być stosowane jako podstawa do projektowania i rozwoju nowego wyrobu.

                                                             

Po powyższym wprowadzeniu niezbędne jest przedstawienie zagadnienia struktury dokumentacji, co determinować będzie dalszą część tego postu i jego drugiej części. Strukturę dokumentacji można podzielić na trzy poziomy, które różnią się przeznaczeniem, zakresem oraz szczegółowością:

1. Poziom strategiczny, czyli księga jakości, polityka jakości.

2. Poziom taktyczny, czyli procedury.

3. Poziom operacyjny, czyli instrukcje.

W tej części przedstawię i opiszę politykę jakości i księgę jakości. W drugiej części zajmiemy się zagadnieniem procedur, instrukcji i zapisów.

POLITYKA JAKOŚCI

Polityka jakości to ogół zamierzeń i ukierunkowanie organizacji dotyczące jakości wyrażone formalnie przez najwyższe kierownictwo. Dokument ten jest elementem strategii organizacji w zakresie jakości i określa zasady działania i doskonalenia systemu zarządzania jakością.

Polityka jakości powinna zawierać kilka podstawowych, stałych elementów:

-    zobowiązanie kierownictwa do spełnienia wymagań normy ISO 9001 / ISO TS 16949,

- zobowiązanie do ciągłego doskonalenia systemu zarządzania jakością, poprzez wdrażanie najlepszych i sprawdzonych metod działania,

- cele jakościowe, które stanowią wskazówkę dla pracowników i nadają pracy jednolity kierunek oraz ułatwiają dobre planowanie,

- środki służące realizacji celów jakościowych, np. różnego rodzaju projekty sprzyjające realizacji celów,

- podkreślenie znaczenia klienta, co oznacza budowanie trwałych, uczciwych i długoterminowych relacji z klientem.

Dokument ten powinien być krótki, zwięzły oraz jednostronicowy. Powinny zawrzeć się w nim takie informacje jak:

- główna działalność firmy,

- ukazanie celu firmy,

- zapewnienie odnoszące się do poziomu jakości oferowanych usług,

- zapewnienie o zaangażowaniu kierownictwa oraz pracowników w doskonaleniu jakości,

- zapewnienie o współpracy z klientami / dostawcami,

- zapewnienie o spełnieniu wymagań, norm czy standardów wprowadzonych w organizacji.

Polityka jakości jest dokumentem jawnym. Norma ISO 9001:2008 wymaga, aby polityka jakości była zrozumiana i zakomunikowana w organizacji, co oznacza, że każdy pracownik powinien znać i rozumieć jej założenia.

KSIĘGA JAKOŚCI

Księga jakości jest dokumentem, w którym określono system zarządzania jakością w organizacji.  Zawiera niezbędne informacje na które składają się:

1. Zakres sytemu zarządzania jakością,

2. Udokumentowane procedury systemu zarządzania lub powołanie się na nie,

3. Opis oddziaływań między procesami.

Księga jakości jest dokumentem spełniającym powyższe wymagania (wynikające z normy ISO 9001/TS 16949). Jednakże warto zmieścić w niej również takie informacje jak: historię, strukturę oraz opis rozmiarów organizacji, zastosowane terminy i definicje fachowe, historię zmian oraz nadzór nad dokumentami. Dobrym obyczajem jest umieszczenie nazwy, logo firmy, lokalizacji oraz metod kontaktu. Tworząc księgę jakości należy oprzeć się na podejściu procesowym, identyfikując wszystkie procesy w organizacji  oraz stworzyć ich dokładny opis. Należy również wskazać w jaki sposób zostało spełnione każde z wymagań wdrożonej normy.

Opracowanie i prowadzenie księgi jakości jest niezbędne, ponieważ stanowi potwierdzenie i dowód, że system zarządzania jakością został opracowany i wdrożony w organizacji. Księga jakości ustala kompetencje i odpowiedzialność pracowników, jest podstawowym źródłem informacji o systemie zarządzania jakości. Ponadto ustala zasady przeprowadzania większości powtarzanych i rutynowych działań w systemie zarządzania jakością.

Przykładowa struktura księgi jakości wygląda następująco:

1.       Wprowadzenie

2.       Charakterystyka systemu zarządzania

3.       Polityka jakości

4.       Podejście procesowe

5.       Odpowiedzialność kierownictwa

6.       Zarządzanie zasobami ludzkimi

7.       Realizacja wyrobu

8.       Zakupy

9.       Wykaz dokumentów powiązanych

Struktura księgi jakości zależy od wielkości oraz rodzaju organizacji.

Mocnego akcentu wymaga, że zgodnie z zasadami ISO 9001:2008 księga jakości i jej zmiany powinny być nadzorowane.